Partenariat avec un fournisseur de services d'électrification de flotte certifié ISO
Par Iain Dyer, directeur des services
Nous sommes ravis d'avoir obtenu nos certifications ISO en décembre 2023. Nous avons atteint les normes largement reconnues en matière de gestion de la qualité, de gestion de l'environnement et de gestion de la santé et de la sécurité au travail, telles que définies par l'Organisation internationale de normalisation, qui établit des normes pour les entreprises et les consommateurs du monde entier.
En tant qu'entreprise, nous avions atteint le point où, pour garantir la qualité de nos produits et services à nos clients, nous devions optimiser nos processus et obtenir la certification ISO de notre système de gestion. C'était la suite logique de la croissance de notre entreprise.
Nous avons compris que l'obtention des certifications ISO renforcerait nos processus d'entreprise, augmenterait la satisfaction des clients et montrerait notre engagement à l'égard de l'importance de la gestion de la qualité, de l'environnement, de la santé et de la sécurité.
Normes de qualité, d'environnement, de santé et de sécurité au travail
Nous avons choisi ces trois certifications parce qu'elles correspondent à des aspects clés de notre façon de travailler et d'aider nos clients. Ces trois certifications se combinent bien en un système de gestion intégré.
ISO 9001:2015 Gestion de la qualité
Nous voulions mettre en œuvre des processus reconnus au niveau international afin de garantir à nos clients des produits et des services de haute qualité.
ISO 14001:2015 Gestion de l'environnement
L'essence de la mission de VEV est l'impact environnemental des flottes d'aujourd'hui, il était donc essentiel d'intégrer un système de gestion environnementale reconnu.
ISO 45001:2018 Gestion de la santé et de la sécurité au travail
Nous nous engageons à respecter les normes les plus strictes en matière de santé et de sécurité sur le lieu de travail et veillons à ce qu'elles soient intégrées à notre système de gestion.
L'ISO définit elle-même des normes mais ne procède pas à des certifications. Nous avons démontré nos capacités par un processus d'audit rigoureux de notre système de gestion intégré auprès d'un organisme de certification accrédité par le UK Accreditation Service (UKAS). Certaines autorités et opérations de haute sécurité insistent sur l'accréditation UKAS.
Le processus s'est déroulé en trois étapes clés. Tout d'abord, un audit d'analyse des lacunes pour identifier les nouveaux processus nécessaires et les non-conformités. Ensuite, le travail interne de mise à jour de nos processus. Enfin, l'audit de 3 jours de nos systèmes pour obtenir la certification.
Meilleures pratiques pour atteindre les normes ISO
Ayant travaillé dans le secteur des services financiers pendant plus de vingt ans, j'avais l'habitude de travailler dans des entreprises dotées de systèmes de gestion intégrés bien établis. On m'a donc demandé de diriger l'initiative visant à intégrer nos systèmes de gestion et à atteindre les normes ISO.
Voici mes cinq meilleurs conseils si vous vous engagez pour la première fois sur la voie de l'ISO.
1 - Consultants en recherche ou organismes de certification
Il est important de décider si vous ferez appel à un consultant en gestion intégrée ou à un organisme de certification pour vous aider à guider le processus. Nous avons décidé d'adopter une approche non consultative et de nous appuyer sur l'expérience et les capacités de nos équipes, en utilisant l'audit d'analyse des écarts comme guide.
2 - Constituer une équipe de base
Le fait de disposer d'une équipe dédiée pour guider le projet fait toute la différence. Chez VEV, deux de nos chefs de projet faisaient également partie de l'équipe de direction de notre entreprise, ce qui nous a permis de progresser rapidement et de soumettre toute la documentation requise dans les délais impartis. Nous avons constaté que la participation de notre équipe de direction et de toutes les parties prenantes nous a aidés à remplir efficacement les critères requis.
3 - Identifier et attribuer des tâches spécifiques
Une fois l'équipe principale en place, il est temps d'identifier les tâches à accomplir et le moment où elles doivent l'être. Chez VEV, nous avons divisé chaque tâche en parties plus petites et plus faciles à gérer et les avons attribuées aux membres de l'équipe pour qu'ils y travaillent de manière indépendante. Nous avons également programmé 2 à 3 points de contact réguliers par semaine pour nous assurer que nous respections les délais.
4 - La communication est essentielle
L'intégration des systèmes de gestion est un travail d'équipe et toutes les parties prenantes doivent être tenues au courant de l'avancement du projet. Tous les membres de notre équipe de gestion élargie sont restés en contact tout au long du processus. Nous avons également veillé à ce que l'ensemble de l'entreprise soit informé de l'évolution du système. Une fois le projet terminé, nous avons organisé une réunion à l'échelle de l'entreprise pour présenter le nouveau système à tous les employés.
5 - Réaliser un audit interne
Avant l'audit de certification, vous devrez procéder à une revue de direction de votre nouveau système intégré. C'est l'occasion de s'assurer que l'ensemble de l'équipe de direction approuve le système et qu'elle est convaincue qu'il sera utile à l'entreprise. Il est également essentiel de disposer d'un plan d'audit interne bien organisé pour s'assurer que toute lacune est identifiée avant l'audit de certification externe final.
Tranquillité d'esprit
Pour les opérateurs de flottes qui cherchent à réaliser une transition en douceur vers les véhicules électriques, le partenariat avec un fournisseur qui peut gérer tous les aspects du processus d'électrification de la flotte tout en adhérant à toutes les normes de gestion, est une option attrayante.
Chez VEV, nos équipes d'experts fournissent une solution clé en main comprenant la conception et la configuration de bout en bout, une feuille de route de transition et une suite d'outils et de ressources qui soutiennent les opérations de flotte de VE en direct. Notre service s'appuie sur une plateforme logicielle leader sur le marché qui analyse et surveille les véhicules, les chargeurs et les sources d'énergie en temps réel.
À l'avenir, nos certifications ISO nous aideront à évaluer nos performances et notre service à la clientèle. Elles nous placent également en position de force pour appliquer à l'avenir des normes supplémentaires en matière de sécurité, d'énergie et de sous-traitance.
Contactez l'un de nos experts dès aujourd'hui pour en savoir plus sur l'engagement de VEV à accélérer l'électrification des flottes.