Door Iain Dyer, Directeur Diensten
We waren erg blij met de toekenning van onze ISO-certificeringen in december 2023. We hebben de algemeen erkende normen voor kwaliteitsbeheer, milieubeheer en arbo- en veiligheidsbeheer behaald, zoals vastgesteld door de Internationale Organisatie voor Standaardisatie, die normen vaststelt voor bedrijven en consumenten over de hele wereld.
Als bedrijf hadden we het punt bereikt waarop we onze processen moesten optimaliseren en een ISO-certificering van ons managementsysteem moesten behalen om onze klanten kwaliteitswaarborging van onze producten en diensten te kunnen bieden. Het was de logische volgende stap in de groei van ons bedrijf.
We begrepen dat het behalen van ISO-certificaten onze bedrijfsprocessen zou versterken, de klanttevredenheid zou vergroten en onze betrokkenheid bij het belang van kwaliteits-, milieu-, gezondheids- en veiligheidsmanagement zou aantonen.
Normen voor kwaliteit, milieu en gezondheid en veiligheid op het werk
We hebben deze drie certificeringen gekozen omdat ze aansluiten bij belangrijke aspecten van hoe we zaken doen en onze klanten helpen. Ze zijn alle drie goed te combineren in één geïntegreerd managementsysteem.
ISO 9001:2015 Kwaliteitsmanagement
We wilden internationaal erkende processen implementeren om ervoor te zorgen dat onze klanten producten en diensten van hoge kwaliteit ontvangen.
ISO 14001:2015 Milieubeheer
De essentie van de missie van VEV ligt in de impact die wagenparken tegenwoordig op het milieu hebben. Daarom was het essentieel om een erkend milieubeheersysteem te integreren.
ISO 45001:2018 Beheer van gezondheid en veiligheid op het werk
We zetten ons in voor toonaangevende gezondheids- en veiligheidsnormen op de werkplek en zorgen ervoor dat deze geïntegreerd zijn in ons managementsysteem.
ISO stelt zelf normen op, maar voert geen certificeringen uit. We hebben onze capaciteiten aangetoond door middel van een rigoureus auditproces van ons geïntegreerde managementsysteem met een UKAS-geaccrediteerde certificeringsinstantie. Sommige autoriteiten en hoogbeveiligde operaties dringen aan op UKAS-accreditatie.
Het proces bestond uit drie belangrijke fasen. Eerst een audit met een gap-analyse om eventuele nieuwe processen en non-conformiteiten te identificeren. Daarna het interne werk om onze processen bij te werken. Tot slot de 3-daagse audit van onze systemen om de certificering te behalen.
Beste praktijken voor het bereiken van ISO-normen
Omdat ik meer dan twintig jaar in de financiële dienstverlening heb gewerkt, was ik gewend om in bedrijven te werken met gevestigde geïntegreerde managementsystemen. Dus werd ik gevraagd om het initiatief te leiden om onze managementsystemen te integreren en de ISO-normen te behalen.
Dit zijn mijn vijf beste tips als je voor het eerst het ISO-pad opgaat.
1 - Onderzoeksadviseurs of certificeringsinstanties
Het is belangrijk om te beslissen of je een geïntegreerde managementconsultant of een certificeringsinstantie wilt gebruiken om het proces te begeleiden. Wij hebben gekozen voor een niet-consultatieve aanpak en vertrouwden in plaats daarvan op de ervaring en capaciteiten binnen onze teams, waarbij we de kloofanalyse-audit als leidraad gebruikten.
2 - Stel een kernteam samen
Een toegewijd team dat het project begeleidt, maakt het verschil. Bij VEV maakten twee van onze workstream-leiders ook deel uit van het managementteam van ons bedrijf, wat ons hielp om snel vooruitgang te boeken en alle vereiste documentatie binnen de deadlines in te dienen. We merkten dat de deelname van ons managementteam en alle belanghebbenden ons hielp om efficiënt aan de vereiste criteria te voldoen.
3 - Specifieke taken identificeren en toewijzen
Zodra je je kernteam hebt samengesteld, is het tijd om te bepalen welke taken wanneer moeten worden uitgevoerd. Bij VEV hebben we elke taak opgedeeld in kleinere behapbare delen en deze toegewezen aan teamleden om zelfstandig aan te werken. We planden ook 2 tot 3 regelmatige contactmomenten per week om ervoor te zorgen dat we de deadlines zouden halen.
4 - Communicatie is de sleutel
Het integreren van managementsystemen is een teamprestatie en alle belanghebbenden moeten op de hoogte worden gehouden van de voortgang van het project. Iedereen in ons uitgebreide bedrijfsmanagementteam hield contact tijdens het hele proces. We zorgden er ook voor dat het hele bedrijf op de hoogte werd gehouden van de ontwikkeling van het systeem. Toen het project was afgerond, organiseerden we een bedrijfsbrede bijeenkomst om het nieuwe systeem aan alle medewerkers te onthullen.
5 - Een interne audit uitvoeren
Voorafgaand aan uw certificeringsaudit moet u een managementbeoordeling van uw nieuwe geïntegreerde systeem uitvoeren. Dit is een goede gelegenheid om ervoor te zorgen dat het hele managementteam op topniveau het systeem goedkeurt en er vertrouwen in heeft dat het zal werken voor het bedrijf. Een goed georganiseerd intern auditplan is ook essentieel om ervoor te zorgen dat eventuele hiaten worden geïdentificeerd vóór de uiteindelijke externe certificeringsaudit.
Gemoedsrust
Voor wagenparkbeheerders die een naadloze overgang naar elektrische voertuigen willen realiseren, is het een aantrekkelijke optie om samen te werken met een leverancier die alle aspecten van het elektrificatieproces van het wagenpark kan beheren en tegelijkertijd alle managementnormen naleeft.
Bij VEV bieden onze expertteams een kant-en-klare oplossing die bestaat uit end-to-end ontwerp en configuratie, een routekaart voor de overgang en een reeks tools en hulpmiddelen die live EV-wagenparkactiviteiten ondersteunen. Onze service wordt ondersteund door een marktleidend softwareplatform dat voertuigen, laders en energiebronnen in real-time analyseert en bewaakt.
In de toekomst zullen onze ISO-certificeringen ons helpen om onze prestaties en klantenservice te benchmarken. Ze plaatsen ons ook in een sterke positie om in de toekomst aanvullende veiligheids-, energie- en aannemersnormen na te streven.
Neem vandaag nog contact op met een van onze deskundige medewerkers en kom meer te weten over de inzet van VEV om de elektrificatie van wagenparken te versnellen.
